A todos les entusiasma crear un proyecto, producir una idea, o lanzarse al mercado con un emprendimiento. Cuando le comentan su idea a sus amigos y familiares lo primero que sale a relucir es el posible fracaso al que se enfrentarán. La verdad es que estadísticamente el porcentaje de éxito es bastante bajo. Según estudios de 4PM más del 70 % de los proyectos no llegan a cumplir sus objetivos.
Todos desean el éxito y lo asocian con las metodologías. Escuchan que un proyecto fue un rotundo éxito y fue liderado bajo una estructura Agile o viceversa y creen que se toparon con el Santo Grial; en pocas palabras, todo el mundo quiere la receta mágica para alcanzar la cima del mundo.
Quienes están a favor de las Agile utilizan argumentos como: el gobierno de Estados Unidos perdió más de treinta mil millones de dólares en proyectos por preferir usar un enfoque Waterfall sobre uno Agile. Y quienes están a favor de un enfoque más tradicional buscan las estadísticas donde informan que a penas el 40 % de los proyectos Agile llegan a buen termino.
Mis profesores constantemente decían: «No hay una receta, unos pasos a seguir, para lograr el éxito de un proyecto»; «Que exista un manual, una guía, no quiere decir que debas seguirla ciegamente»; «Ninguna metodología garantiza el éxito».
Todo lo que me dijeron es cierto, es más si nos basamos en las estadísticas, el éxito de un proyecto es casi igual al de un lanzamiento de moneda. Eso se debe a que existen sesgos e ilusiones cognitivas por parte de los expertos que nunca podrán predecir el futuro —por mucho que algunos afirmen que podrán hacerlo—. Un proyecto siempre tendrá cambios, imprevistos y necesita estar en constante revisión y control, controlar esos aspectos cambiantes es lo que puede llevarnos al éxito.
Según el PMI solo el 28 % de las organizaciones tienen un método funcional para hacer seguimiento y control. Y Wrike indica que el 80 % de los proyectos que lograron el éxito tenían en común que el gerente a cargo era un especialista en gestión de proyectos.
El lector pensará que es bastante obvio y lógico que una organización debe tener un método de seguimiento y aún más importante un gerente con conocimiento certificado; pero, la verdad es que no. A veces para «evitar» grandes gastos, o porque no le dan la importancia suficiente a la gestión, los proyectos no tienen personas competentes a cargo.
¿Entonces cómo se logra el éxito? El porcentaje aumenta cuando el proyecto es liderado por un verdadero especialista. La gestión de proyectos no es solo para mantener en constante equilibrio: los plazos, el presupuesto y el alcance. La gestión permite unir a los clientes y equipos; como una brújula indica el camino al éxito y cuando se gestionan de manera correcta el impacto que generan es mayor que el de sus entregables.
Los principales motivos por los que fracasan los Proyectos:
- No elegir la metodología adecuada para el proyecto.
- Evitar reconocer el cambio; cuando se ha invertido mucho dinero en un proyecto que no va a ningún lado, en vez de cerrarlo —o reorientarlo— siguen invirtiendo en él.
- Objetivos poco claros, mal definidos y para nada delimitados. Sin unos buenos objetivos no sabrás a dónde te diriges.
- Tener a cargo a alguien que no tenga conocimiento sobre formulación, evaluación y gestión de proyectos.
- No contar con métodos de seguimiento.
- Falta de gestión de riesgo. Aunque es cierto que no se puede predecir lo que ocurrirá en el futuro, lo mejor es blindarse de cualquier posible resultado para poder reaccionar a tiempo.
- Falta o mala comunicación.
- Poca planificación.
- Subestimar a la competencia.
- A veces la comunicación puede ser la adecuada, pero los intereses transpersonales del equipo no están en concordancia con los del proyecto.
- Desmotivación de los miembros que componen el proyecto.
La mayor mentira que se le ha inculcado a la población es que con ganas y esfuerzo todo se logra. Hay muchos factores —incluida la suerte— que pueden cambiar los resultados. Nos encantan las historias de éxito y queremos aprender a toda costa de ellas; pero, la verdad es que la mayoría de esas historias desafían a las probabilidades. Realmente debemos estudiar y aprender de los fracasos para entender que factores sí podemos manipular, cambiar, o monitorear para alcanzar nuestros objetivos.
Los proyectos son retos que después de iniciados se harán cada vez más complicados y díficiles de manejar, y lo único que puede incrementar las posibilidades de éxito es utilizar las técnicas y conocimientos en gestión de proyectos; y por supuesto evitar los principales motivos de fracaso.
Jesus A. Rivas Frangos
Profesor, Diseñador y Especialista en Proyectos
